В табеле отмечайте не только явки работников, но и их отсутствие. Например, сотрудник находится в отпуске по уходу за ребенком, как это отметить в табеле? А как отметить, если во время отпуска по уходу за ребенком сотрудница работает неполный день или как в табеле отмечать отпуск по уходу за ребенком до 3 лет? Расскажем и покажем образцы.
Одна из причин отсутствия сотрудника на рабочем месте – отпуск по уходу за ребенком. Его нужно отмечать в табеле. Можно использовать рекомендованные, но необязательные условные обозначения. А можно ввести свою кодировку.
Табель учета рабочего времени: общие правила
Табель – это обязательный первичный документ кадрового учета и бухгалтерского учета отработанного времени. На основании табеля главбух начисляет зарплату, пособия и другие выплаты. Контролёры обязательно потребуют табель при проверке соблюдения норм трудового права.
Есть две унифицированные формы: Т-12 и Т-13. Они уже давно не обязательны, но и не запрещены. Многие работодатели используют именно типовые формы из-за их удобства:
- Унифицированные бланки универсальны, то есть подходят для любой компании,
- Содержат все необходимые реквизиты, а значит, не вызовут претензий проверяющих,
- Встроены во многие учетные программы,
- Могут модифицироваться под нужды компании.
Работодателям разрешено менять бланки табеля. Например, убрать лишние реквизиты или добавить недостающие. Получится индивидуальная форма, которая будет отвечать всем потребностям компании. Переделанный бланк нужно утвердить в учетной политике.
Работодатели могут разработать свой бланк, совсем не похожий на Т-12 или Т-13. Главное – внести все реквизиты, необходимые для бухгалтерской первички. И утвердить в учетной политике.
Коды в табеле учета рабочего времени
В табеле отражают информацию о явках и отсутствии работников:
- Для явки ставят количество отработанных часов,
- В случае отсутствия указывают причину.
В табеле почти нет текстовой информации. Все данные вносятся в закодированном виде с использованием специальных символов. В бланке Т-12 приведен перечень кодов для заполнения табеля. Когда-то все фирмы и предприниматели были обязаны использовать именно эти коды. Сейчас они не обязательны, но и не запрещены, их по-прежнему можно использовать.
В бланке Т-12 приведены два набора символов:
- Числовые,
- Буквенные.
Работодатель может выбирать, какой вариант ему подходит больше. А может ввести свои обозначения, такой вариант тоже допускается. Главное – утвердить свою кодировку в учетной политике. Например, отпуск по уходу за ребенком в табеле можно отражать кодом “ОЖ”, 15 или самостоятельно установленным кодом.
Как отметить в табеле отпуск по уходу за ребенком
Начнем с того, что время ухода за ребенком делится на три части. Во-первых, сотрудница ухаживает за новорожденным в первые месяцы после его рождения, еще находясь в декретном отпуске. Напомним, что декретный отпуск дается на 140 дней, по 70 дней до и после рождения малыша.
Во-вторых, после декрета идет отпуск по уходу за ребенком до 1,5 лет. Кстати, в этот отпуск может пойти не только мама малыша, но и его отец, дедушка или бабушка.
В-третьих, после полутора лет детский отпуск можно продлить, пока ребенку не исполнится три года.
В табеле эти периоды отмечаются так:
|
Отпуск |
Как отметить в табеле |
|
По беременности и родам |
Буквенный код – Р Числовой код – 14 |
|
По уходу за ребенком до трех лет |
Буквенный код – ОЖ Числовой код – 15 |
Так как же как в табеле учета рабочего времени отразить отпуск по уходу за ребенком до 1,5 лет? Для декретного отпуска есть отдельные коды (Р или 14), а два отпуска по уходу за ребенком объединены. Весь период от окончания декретного отпуска до достижения ребенком трех лет обозначается одними и теми же символами.
Читайте также: сколько дней очередного отпуска положено после декретного
Отмечайте нужным кодом все дни соответствующего отпуска:
- Одним и тем же символом помечайте и будни и выходные,
- Количество часов не отмечайте, оставляйте ячейку пустой.
Если работница находится в отпуске по уходу за ребенком, табель будет выглядеть так:
Количество отработанных дней и часов стоят нули, поскольку за месяц нет ни одной явки. А в графе неявок отмечена причина - детский отпуск «ОЖ» и количество календарных дней. Отмечайте не рабочие, а календарные дни, поскольку выходные тоже входят в детский отпуск.
Напомним, что вместо символов «Р», «ОЖ» и цифровых кодов 14 и 15 работодатель может ввести свои обозначения. Табель будет заполнен также, как показано в образце. Только вместо «ОЖ» будет стоять код, введенный работодателем.
Как отметить в табеле досрочный выход из отпуска по уходу за ребенком
Сотрудница может выйти из детского отпуска досрочно. Для этого она пишет заявление руководителю предприятия. Наниматель не вправе отказать сотруднице и обязан обеспечить ее работой.
Сначала рассмотрим вариант, если сотрудница выходит на полный рабочий день. Кстати, пока ребенку не исполнится три года, работница вправе уходить в детский отпуск и выходить на работу сколько угодно раз. Может даже чередовать: месяц отработать, месяц посидеть дома.
Если работница или работник досрочно вышли на полный день, прекратите ставить код «ОЖ», то есть отпуск по уходу за ребенком до 1,5 лет в табеле учета рабочего времени больше не отмечается. Ставки отметку о явке, например, «Я» и указывайте количество часов.
Работа неполный день во время отпуска по уходу за ребенком: как отметить в табеле
Работница может полностью не отказываться от уходового отпуска, а выйти на неполный рабочий день. Получается, что часть рабочего дня сотрудница работает, это явка. Еще часть дня – находится в отпуске по уходу за ребенком.
Чиновники не разработали рекомендаций по заполнению табеля, если сотрудница находится в отпуске по уходу за ребенком и работает неполный день. Обычно работодатели выбирают из двух вариантов:
- Отмечают и явку, и отпуск через дробь: «Я/ОЖ» или «01/15». Количество часов работы и отсутствия можно отмечать через дробь. Выходной отмечают «ОЖ/В»,
- Вводят свои собственные символы и утверждают их в учетной политике.
Читайте также: можно ли работать в декрете и не потерять пособие