Унифицированный бланк авансового отчета не учитывает особенностей расчетов корпоративной картой. Рассмотрим, как его можно адаптировать для этих целей.
Работник, получивший деньги под отчет, обязан предоставить авансовый отчет вместе с документами, подтверждающими оплату товаров и услуг. Об этом говорится в пункте 4.4 Положения, утвержденного Банком России от 12.10.2011 № 373-П (далее — Положение № 373-П).
Унифицированная форма авансового отчета № АО-1 утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55.
Ограничения унифицированного бланка
Использование корпоративных банковских карт расширяет перечень операций, доступных подотчетному лицу.
Помимо непосредственной оплаты за услуги и товары, приобретаемые в интересах компании в безналичном порядке, работник может снять с корпоративной карты деньги для оплаты наличными.
Кроме того, применение корпоративной карты дает возможность пополнять остаток подотчетных сумм путем безналичного перечисления денежных средств на карту.
В унифицированной форме авансового отчета не предусмотрены строки для отражения подобных операций. Разберемся, как обойти эти ограничения.
Дополнить унифицированный бланк
Компания может вносить изменения в унифицированные формы. В частности, добавлять строки. Об этом говорится в Порядке применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденном постановлением Госкомстата России от 24.03.99 № 20.
Разработать бланк самостоятельно
С 1 января 2013 года унифицированные формы не являются обязательными для применения компаниями (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее — Закон № 402-ФЗ).
Обязанность применять унифицированные формы сохранилась только в отношении кассовых документов, которые непосредственно перечислены в Положении № 373-П. К ним относятся:
Авансовый отчет среди них не указан, поэтому его форму компания может разработать самостоятельно. Главное, чтобы она содержала все обязательные реквизиты. Их перечень приведен в пункте 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ.
Разберемся, какие дополнительные строки нужны в авансовом отчете для отражения всех операций с использованием корпоративных карт.
Безналичное пополнение остатка денежных средств на корпоративной карте
Предположим, работник получил задание купить дорогостоящее оборудование для компании. Остатка на полученной им корпоративной карте на покупку не хватает.
Положение о порядке представления авансового отчета
Можно скачать из электронного журнала «Зарплата»
Недостающую сумму на карту (на корпоративный карточный счет) бухгалтер перечисляет платежным поручением с расчетного счета компании. Какие строки понадобятся в авансовом отчете, рассмотрим на примере.
Пример
В.О. Луноходов получил корпоративную карту. Доступных средств на карте — 50 000 руб.
Работнику поручили приобрести многофункциональное устройство (МФЦ) для компании стоимостью 110 000 руб. По распоряжению руководителя на корпоративную карту В.О. Луноходова платежным поручением № 125 от 24.03.2014 перечислено 65 000 руб.
После покупки МФЦ на карте осталось 5000 руб. Как оформить авансовый отчет?
Решение
Бухгалтер компании дополнил унифицированный бланк авансового отчета новыми строками.
Остаток средств и выдача карты
В разработанной бухгалтером форме авансового отчета предусмотрено две строки, которые показывают сумму средств на дату начала использования карты:
— «Остаток на карте (если карта ранее не сдавалась работником)»;
— «Выдана карта №», заполняется в том случае, если карта была выдана перед выполнением задания.
Остаток по карте в нашем случае равен нулю, поскольку О.В. Луноходов получил карту непосредственно перед выполнением задания. В строке «Выдана карта №» указываем номер карты и сумму, доступную на ней.
Пополнение средств на карте
В авансовый отчет добавлена строка «Платежное поручение». В этой строке указываем номер, дату платежного поручения. В нашем случае запись будет выглядеть так: «Платежное поручение № 125 от 24.03.2014».
Итоговый остаток
В строке «Итого на корпоративной карте» нужно указать либо остаток на карте, либо сумму остатка средств на выданной карте и дополнительного перечисления. На карте В.О. Луноходова аккумулирована сумма 115 000 руб. (50 000 руб. + 65 000 руб.).
Оборотная сторона авансового отчета
На оборотной стороне авансового отчета работник перечислит документы, подтверждающие целевое расходование средств по карте, укажет их дату и номер, сумму расхода. Образец заполнения авансового отчета по корпоративной карте приведен ниже.
Образец 1 Авансовый отчет, разработанный самостоятельно скачать
Обратите внимание: при отплате товаров (работ, услуг) с помощью корпоративных карт не нужно соблюдать лимит расчетов (100 000 руб.), установленный пунктом 1 Указаний Банка России от 20.06.2007 № 1843-У для расчетов наличными в рамках одного договора.
Читайте также: как возместить траты, если сотрудник оплатил товар своими деньгами
Снятие наличных средств с корпоративной карты
У подотчетного лица не всегда есть возможность оплатить товары (работы, услуги) безналичным способом. Но работник может снять деньги с корпоративной карты и расплатиться наличными.
Такую ситуацию нужно предусмотреть при разработке формы авансового отчета. Достаточно добавить четыре строки:
Остаток наличных средств после снятия их с корпоративной карты работник должен внести:
Все операции с наличными средствами бухгалтер отразит записями на лицевой стороне авансового отчета. Образец ниже.
Образец 2 Фрагмент авансового отчета. Снятие наличных с корпоративной карты
Расписка о получении авансового отчета
Подотчетный работник предъявляет авансовый отчет уполномоченному сотруднику бухгалтерии, а в случае его отсутствия — руководителю. Такое правило установлено в пункте 4.4 Положения № 373- П.
Проверенный авансовый отчет утверждает руководитель компании. После этого товары (работы, услуги), приобретенные подотчетником, принимаются к учету.
Работнику выдают расписку в получении авансового отчета. Это отрезная нижняя часть отчета унифицированного бланка.
Если в разработанной самостоятельно форме авансового отчета эта часть не предусмотрена, расписку нужно составить в произвольной форме. Образец смотрите ниже.
Образец 3 Расписка о принятии авансового отчета скачать
Утверждение формы авансового отчета
Форму авансового отчета должен утвердить руководитель (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Это требование не отменяется, если компания планирует применять унифицированный бланк. Как правило, формы первичных документов приводят в приложении к приказу об учетной политике. Образец такого приказа приведен ниже.
Образец 4 Фрагмент приказа об утверждении учетной политики и форм первичных документов скачать
Читайте также: как учесть возмещение расходов директору
© Статья подготовлена редакцией журнала "Зарплата"