Копия СЗВ-М сотрудникам: делаем все правильно

💡 По теме Копия СЗВ-М сотрудникам были обновления. В Системе Главбух актуальный на 15.03.2025 путеводитель с четкими алгоритмами действий и разбором ситуаций из практики бухгалтеров. С ним не придется по крупицам собирать информацию из разных источников. Используйте его в работе, чтобы избежать ошибок.

Получить справочник

В статье мы расскажем: кому должна выдаваться копия СЗВ-М, в какой срок и что будет, если компания проигнорирует это требование.

Когда выдается копия СЗВ-М сотрудникам

Компания обязана выдавать копии СЗВ-М сотрудникам, работающим по трудовым договорам, и тем, кто трудится по гражданско-правовым договорам.

Кроме того, копии СЗВ-М надо выдавать увольняющемуся сотруднику и работнику, выходящему на пенсию. С помощью этой формы работник сможет подтвердить страховой стаж.

См. также:

Четыре вопроса про форму СЗВ-М

Как внести изменения в СЗВ-М

Срок выдачи копии СЗВ-М

Копия СЗМ-М сотрудникам должна выдаваться в те же сроки, в какие форма представляется в ПФР. То есть выдавать ее следует не позднее 15-го числа каждого месяца. Но есть исключения:

1. Сотрудникам, выходящим на пенсию, копия СЗВ-М должна быть выдана в течение 10 календарных дней с даты получения заявления о предоставлении документов для оформления пении.
2. Увольняющимся работникам – в день увольнения.
3. Сотрудникам, трудящимся по договорам ГПХ, – в последний день действия договора
4. Всем остальным - не позднее пяти дней со дня обращения.

В 2017 году в Пенсионный фонд надо будет сдавать два отчета. Это ежемесячный СЗВ-М и новый квартальный отчет о страховом стаже сотрудников. Все подробности читайте в материалах журнала "Зарплата". Подпишитесь сегодня и получите в подарок сразу несколько бонусов. Выберите бонус и удобный вариант подписки здесь.

Только в БухСофт бухгалтеру доступна интерактивная подготовка СЗВ-М

В программе БухСофт бухгалтер может оперативно подготовить и отправить отчет СЗВ-М в едином окне: если ошибка обнаружена, просто перейдите по ссылке к бракованной ячейке для исправления или проверки. Другие программы проверяют взаимоувязку всех показателей внутри формы СЗВ-М. Но не умеют давать рекомендации оперативно, во время заполнения формы.

Подключить БухСофт отчетность

Ирина Коллегова,
эксперт поддержки БухСофт. Стаж — 7 лет. Специализация — отчетность и налоги.

Чаще всего бухгалтеры не знают, как правильно заполнить СЗВ-М, если директор — единственный учредитель. Или что делать, если у ИП было присвоено два регистрационных номера: как работодателю и как ИП.

С этими вопросами я могу помочь вам в онлайн-чате программы БухСофт. Активируйте доступ и напишите мне.

Активировать доступ к БухСофт Посмотреть прайс

Смотрите видео от эксперта программы БухСофт «Интерактивные протоколы проверки отчетов в программе БухСофт».

Порядок выдачи копий СЗВ-М

В форме копии СЗВ-М, которая выдается работнику, надо указать только данные по нему. Копию полного отчета со сведениями обо всех сотрудниках выдавать нельзя. Так как это персональные данные, которые являются тайной и не подлежат разглашению (ст. 7 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

Копия СЗВ-М сотрудникам

Выдав копию СЗВ-М на руки сотруднику, надо получить с работника письменное подтверждение того, что он ее получил. Советуем использовать один из следующих способов.

Первый – попросить работника написать расписку в свободной форме (образец представлен ниже).

Второй – сделать 2 копии СЗВ-М, на одной из которых попросить работника расписаться в получении.

Третий – завести журнал учета выданных документов. Получив копию СЗВ-М, работники будут в нем расписываться.

Штрафы, если копия СЗВ-М сотрудникам не выдана

Закон № 27-ФЗ не предусматривает штрафов за невыдачу сотрудникам копий СЗВ-М или выдачу их с опозданием. Однако если сотрудник сам попросит эти документы, а вы не выдадите, он может пожаловаться в трудовую инспекцию, прокуратуру или суд. Это, конечно, маловероятно. Но такой риск существует. Поэтому во избежание лишних споров лучше выдать копию СЗВ-М, если работник попросил.